重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。
通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题 对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。 因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

会议租车车型推荐： 别克GL8, , 本田商务车,奥迪商务车

会议租车所要注意的细节：
1.租车前您应先了解想租的车型的性能，价格及租车所需证件。
2.电话预订时需要您留下详细的相关信息，已备不时之需。
3.预订最好提前1-2天，预订周末的车辆需要提前2-3天。
4.用车天数应定最少天数，如不够用应提前在还车时间之前电话续租。
5.提车时，需带全所有证件，大部分证件都要原件。
6.签署合同前应仔细浏览合同的内容后再签字。
7.发车和还车验车时应仔细查看，确认无误后再签署单据。
8.驾驶车辆时注意安全行使。
9.一旦发生事故，应尽快通知相关部门，一定要有交警的事故判定书或是安委会的证明， 这两样是保险理赔所必须的证明。保险一定要在第一时间通知，最迟不能超过24小时。